Профессия офис-менеджер

Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.

Офис-менеджер

На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.

Особенности работы офис-менеджера

Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.


Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.

Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.

Обязанности офис-менеджера

Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.

Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.

В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.

Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.

В перечень обязанностей офис-менеджера входит:

  • использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
  • управление движением документов;
  • разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
  • учет расходов и управление бюджетом офиса;
  • организация планировки офиса;
  • организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
  • поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
  • организация и ведение встреч с персоналом;
  • подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
  • ответы на запросы клиентов и жалобы;
  • пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
  • организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
  • посещение конференций и тренингов;
  • управление социальными сетями организации.

Требуемые умения, навыки и личные качества

Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:

  • знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
  • умения в области информационных технологий и печати;
  • навыки управления проектами;
  • отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
  • знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
  • знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.

Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.

Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:

  • стрессоустойчивость;
  • хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
  • отличные организаторские и управленческие навыки;
  • системный подход к работе;
  • умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
  • способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
  • внимание к детали;
  • гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.

Карьерный рост

Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.

Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.

В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *