Организация и проведение выставок

История выставок относительно недолгая – около двух веков. Первые в мире выставки были в высшей степени грандиозные, современный подход к мероприятиям такого рода более прагматичный и направлен на получение прибыли.

Начинается организация любой выставки с планирования. Перед окончательным принятием решения об открытии выставки определяются маркетинговые задачи и ставятся основные ее цели. Исходя из этого, становится понятно, как именно лучше организовать выставку, чтобы она принесла ожидаемые результаты. В таком случае вы будете точно знать, какая площадь потребуется для проведения выставки и какой будет ее основная концепция, которая выражается даже в дизайне.

После того, как решение принято, необходимо согласовать выставку с местными властными органами. В большинстве случаев данный этап не доставляет сложностей. Гораздо более ответственной задачей является непосредственная подготовка выставочных площадей: их оформление, транспортировка необходимого оборудования, экспонатов и типичных атрибутов выставки.

Как правило, следующим этапом является привлечение посетителей. Осуществляется это с помощью многочисленных инструментов рекламы. Участники выставки платят за занимаемые места и задолго до проведения выставки проводят свою рекламную компанию – это гарантия того, что именно к их экспонату будет приковано всеобщее внимание. Организаторы выставки, в свою очередь, проводят свои рекламные и PR-кампании.

Когда наступает долгожданный день выставки, едва ли не половина успеха зависит от работы персонала. Как массовое мероприятие, выставка должна быть организована в соответствии с правилами безопасности и с участием государственных служб. Кроме того, очень важны коммуникативные навыки рабочих внутри выставки – они должны уметь вести диалог с клиентами. Посетители выставки должны остаться настолько же довольными, насколько высокие ее гости.

Итоги подводятся по окончании проведения выставки. Главным итогом является заключение договоров, так как на самой выставке на это попросту нет времени, потенциальные партнеры присматриваются друг к другу и оценивают перспективы сотрудничества. После заключения контракта начинаются реальные продажи и сотрудничество.

Делают для себя выводы как организаторы выставки, так и ее участники. Не стоит забывать, предлагая новый продукт, что главной целью любой выставки является получение прибыли. Поэтому организация выставок — это сложный и многоцелевой процесс.